123 Theorie

Umut Igdir heeft een bedrijf dat Theorie cursussen voor rijbewijs B aanbiedt inclusief examen. Bij de start van deze onderneming ging het om kleine groepen op enkele plekken in Nederland. Maar zoals het met succesvolle ondernemingen gaat groeide het aantal leerlingen en locaties  snel.
In het begin hield Umut zijn administratie bij in Excel en kwamen de aanmeldingen binnen via een WordPress website, welke door de toenemende werkdruk steeds verder werd uitgebreid met plugins. De situatie werd echter onhoudbaar waardoor de website niet eens meer geupdate kon worden zonder kapot te gaan.

Na een tijdje besloot Umut dat het genoeg was en nam hij contact op met Innouveau, en samen hebben we een tool ontwikkeld die hem in de dagelijkse praktijk ondersteund om zo’n 200 klanten te managen.

De klanten melden zich aan via de frontend applicatie, welke ook door Innouveau is gemaakt. Dit is in principe het hoofdverkoopkanaal en is een zeer lichtgewicht product dat haar data, De beschikbare cursusdata, uit het CRM ophaalt.

Zodra een leerling zich inschrijft is deze direct zichtbaar in het CRM dashboard en kunnen de service medewerkers de leerling volgen. Als alles goed gaat hoeven zij eigenlijk geen actie te ondernemen. Soms is er echter wel actie nodig, door slimme filters en handige overzichten weten de medewerkers wie er nagebeld of gemaild moet worden.

Dit is slechts een greep van de vele gestroomlijnde processen die we hebben verwerkt.

De waarde zit hem in het verminderen van handelingen

De tool is in de loop der tijd aardig uitgebreid, maar iedere aanpassing of toevoeging heeft een doel: het aantal handelingen per klant drastisch verminderen. Taken die repetitief zijn werken we uit in een nieuwe functie.
Door de impact van de Corona maatregelen moeten we soms snel schakelen omdat bijvoorbeeld nieuwe regels gelden voor groepsgroottes of omdat CBR een quotum instelt.
Door de nauwe samenwerking hebben we vaak al binnen enkele uren een update klaar staan om de nieuwe situatie het hoofd te bieden.

Efficient werken laat groeimogelijkheden toe

Inmiddels werken dagelijks zo’n vijf medewerkers met het systeem en hebben we veel features ingebouwd die de informatiestroom werkbaar moeten houden. Zo zijn er takenlijsten, instant messaging en allerlei mogelijkheden om klanten op de hoogte te brengen van ontwikkelingen in hun inschrijving.
Ook werken we met de API van het CBR om leerlingen daar geautomatiseerd aan te melden en uitslagen op te halen na het examen. Die uitslagen kunnen bijvoorbeeld weer leiden tot een felicitatie of een uitnodiging voor het herexamen. 

Meten is weten

Een belangrijk onderdeel van groei is het waarborgen van kwaliteit, om die reden meten we constant de slagingspercentages en kunnen we die koppelen aan locaties en/of docenten. Zo kunnen de juiste beslissingen worden genomen om de kwaliteit mee te laten groeien.

Betalingen

Voor iedere onderneming is cashflow een belangrijk onderwerp. Bij 123 Theorie is een belangrijke slag geslagen doordat nu meer betalingen tijdig worden voldaan. Dit heeft te maken met een slim systeem dat mensen regelmatig herinnert aan een openstaande betaling, maar ook door iDeal te integreren in het systeem waar ook klanten kunnen komen. Daarnaast hebben we drempels weggenomen zodat mensen nog makkelijker hun factuur kunnen betalen.

Facturen worden automatisch gegenereerd en verzonden op de lesdagen, dat scheelt heel veel handwerk met zo’n 200 leerlingen per dag

Infrastructuur

Om het CRM vlot te laten werken beheerd Innouveau ook zelf de achterliggende serverstructuur. Processen worden goed in de gaten gehouden en downtime geminimaliseerd. Ook voor emailing hebben we dedicated email API geintegreerd zodat er zo min mogelijk berichten verloren gaan of in de spambox belanden.